Эффективный тайм-менеджмент — 16 правил управления временем

Большинство современных людей так перегружены повседневными делами и заботами, что ни на что другое времени уже не остается. Из-за постоянного напряжения растет дискомфорт и накапливается усталость. Это может привести к депрессии и проблемам со здоровьем. Существует целое искусство о том, как грамотно управлять собственным временем — тайм-менеджмент. Немного изменив свои привычки, вы навсегда забудете о «хронической нехватке времени», а ваша личная эффективность и материальное благосостояние только улучшится.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент (с англ. Time management) — умение эффективно распределять и контролировать собственное время. У человека, постигшего эту науку, повышается производительность, и, соответственно, доход. Но при этом остается достаточно времени на отдых и общение с близкими.

Принципы тайм-менеджмента можно применить абсолютно к любому человеку, независимо от рода занятий, возраста, места проживания. Управление временем не пригодится только тем, у кого основная цель — просто существовать, ни к чему не стремясь. Прежде чем приступать к освоению навыка, поймите для чего вам это нужно. Необходимо иметь точное представление как вы собираетесь потратить высвободившиеся минуты и часы.

Идея тайм-менеджмента заключается в выявлении наиболее важных дел, которые и нужно выполнить первую очередь. Но при этом нельзя отвлекаться на посторонние и второстепенные дела. Сэкономив таким образом минуты на казалось бы незначительных вещах, в конечном итоге можно высвободить целые часы. И использовать их с гораздо большей пользой. Ученые подсчитали, что за всю жизнь мы тратим годы на бессмысленную отвлекающую ерунду.

Выделяют следующие элементы тайм-менеджмента:

  1. учет времени;
  2. его оптимизация;
  3. составление плана на день, неделю, месяц;
  4. поддержание внутренней мотивации.

История вопроса

Впервые о необходимости управления собственным временем заговорили в Древнем Риме. Философ и мыслитель Сенека предлагал разделить прожитое время на хорошее и плохое. К первой категории он относил часы, проведенные с пользой, ко второй — потраченные впустую. Сенека записывал каждый прожитый день и учил этому других. Много позже его идеи легли в основу понятия «личная эффективность».

Позже, в 15 веке, ученый Альберти писал, насколько важно управлять временем. Он утверждал, что люди, обладающие этим навыком, успешнее остальных. Именно Альберти первым предложил составлять список дел и выполнять их в порядке уменьшения их значимости.

На практике учения о времени стали применять только в 80-х годах 20 века. Изначально time management использовали бизнесмены, политики, топ-менеджеры. Но впоследствии все больше обычных людей стали внедрять идеи об управлении временем в свою жизнь. И добивались потрясающих результатов.

Преимущества

Если вы овладеете навыками управления временем, вы удивитесь насколько легче вам станет жить. Тем, кому постоянно не хватает свободного времени, просто не умеют его распределять. Такие люди непрерывно чем-то заняты, но их деятельность практически не приносит результатов. Перечислим лишь некоторые положительные  моменты, которые принесет эффективный тайм-менеджмент в вашу жизнь:

  1. вы начнете достигать большинство поставленных целей;
  2. станете успешным, независимо от рода деятельности;
  3. будете выполнять задачи быстрее остальных;
  4. освободите время на отдых и хобби;
  5. выполните гораздо больше действий за день, чем раньше;
  6. повысите доход;
  7. укрепите здоровье, перестанете чувствовать постоянную усталость;
  8. снизите количество стрессов;
  9. начнете уделять больше времени своему развитию;
  10. почувствуете себя более свободно;
  11. будете полностью контролировать свою жизнь.

Искусство эффективного использования времени незаменимо для достижения основных жизненных целей: достатка, благополучия и здоровья.

Заблуждения и мифы

В нашей стране тайм-менеджмент не так широко распространен, как зарубежом. Многие россияне считают, что управление своим временем лишает человека жизни, превращает в бездумного робота. Но это не так. Наоборот, тайм-контроль помогает сэкономить время для более приятных задач — общение с друзьями, хобби и т.д. Рассмотрим другие распространенные заблуждения, которые мешают людям эффективно управлять своими временными ресурсами.

Временем управлять невозможно

Утверждение верное, но только в глобальном смысле. Действительно, нельзя ни вернуться в прошлое, ни заглянуть в будущее. Но тайм-менеджмент совсем другое. Он подразумевает управление собственными ресурсами. Это умение так распределить свои силы и расставить приоритеты, чтобы не распыляться на второстепенное и ненужное. Тайм-менеджмент — наука о том, как выделить главное и выполнить это в первую очередь.

Все успешные люди отличаются тем, что умеют планировать и распределять свои дела. Они делают больше, чем другие за тот же промежуток времени.

Придется больше работать и меньше отдыхать

Задача контроля над временем не в том, чтобы работать на износ, без передышки и отдыха. Наоборот, восстанавливаться так же важно, как и действовать. А планировать отдых следует наравне с остальными задачами и целями.

Часто мы тратим свое время на ненужные и мелкие дела, так называемые «хронофагы» или «пожиратели времени». К таким отвлекающим бессмысленным действиям относится постоянная проверка социальных сетей и электронной почты, чрезмерные чаепития и разговоры.

Многим людям свойственна прокрастинация — постоянное откладывание важных дел «на потом». Если обозначить для себя необходимые задачи, сосредоточится на них, поставить дедлайн и не отвлекаться на второстепенное, можно успевать многое. Но в то же время тратить гораздо меньше времени.

Тайм-менеджмент ограничивает свободу и выбор

Рациональное распределение времени не лишает свободы, а, наоборот, добавляет часы на приятные неожиданности и спонтанные решения. Ведь ту же работу вы будете выполнять гораздо быстрее. Поэтому правильная организация времени в разумных пределах пойдет только на пользу.

Главные правила управления временем

Внедрить контроль над временем в свою жизнь не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Перечислим основные принципы и правила тайм-менеджмента.

Правило 1. Каждый день, как последний

Что бы вы сделали, если бы сегодняшний день был последним? На первый взгляд этот вопрос кажется глупым. Но, попробуйте все же представить. Поверьте, вы узнаете много нового и интересного. Скорее всего, выделите только главное и потратите свое время именно на наиболее важные дела, отбросив все ненужное.

Правило 2. Планируйте

Имея четкий план на каждый день, вы успеете намного больше. Ошибка полагать, что составлять список действий — удел бизнесменов и топ-менеджеров. Это пригодится каждому, кто стремится повысить свою эффективность, — и домохозяйке, и студенту, и простому рабочему. Основные принципы планирования:

  • Напишите список краткосрочных и долгосрочных целей на бумаге, в телефон или компьютер.
  • Планируйте каждый день. Доказано, если заранее составить список дел, будет выполнено на четверть больше.
  • Разделите крупные задачи на несколько маленьких. Если объем работы велик, продумайте каждое действие в отдельности.

Планирование должно войти в привычку. Лучше составлять список дел в одно и то же время, например, накануне перед сном или за завтраком. Так гораздо сложнее забыть. Когда вы с утра приступите к работе, вы будете точно знать, что вам необходимо сделать.

Не жалейте пары минут на составление дневного плана. Потраченное время обязательно окупится. А планирование вы оцените по достоинству уже в первые несколько дней.

Правило 3. Формулируйте цели

Четко сформулируйте главную цель, которую вы хотите добиться. А затем разбейте ее на небольшие задачи. В тайм-менеджменте это называют декомпозицией целей. Например, если вы работаете торговым представителем, у вас стоит общий план на месяц. Вам необходимо разбить его на количество рабочих дней. А получившуюся цифру распределить между всеми имеющимися на сегодня торговыми точками.

Для постановки целей и задач профессионалы используют SMART. Согласно этому принципу, цель должна быть:

  1. Specific — конкретная;
  2. Measurable — измеримая;
  3. Attainable — достижимая;
  4. Relevant — актуальная (действительно ли выполнение этой задачи необходима для достижения основной цели);
  5. Time-bound — ограниченная во времени.

Успешные люди всегда составляют план, затем разбивают его на небольшие задачи. И сосредотачиваются на выполнении каждого пункта, не теряя из виду главное.

Правило 4. Представляйте цели наглядно

Итак, мы выяснили, что планировать важно. Но как это сделать на практике? Как представить поставленную задачу более наглядно? Для этого существует «Диаграмма Ганта». В ней указывается  следующие параметры цели:

  1. срок выполнения;
  2. продолжительность;
  3. порядок действий.

Если несколько задач похожи, можно их соединить в одну большую. Но, если цель объемная, ее необходимо разбить на несколько пунктов. Наглядное представление текущих и долгосрочных целей будет полезно не только вам, но и вашим коллегам и подчиненным.

Правило 5. Расставьте приоритеты

После выявления основной цели и разделение ее на несколько частей, необходимо правильно расставить приоритеты. В этом вам поможет принцип «АБВГД». Под буквой «А» поставьте самую важную текущую задачу, под «Б» — менее важную, «В» — среднюю, «Д» — ненужное. Таким образом, первым необходимо выполнить задачу, которая стоит в начале списка. Чаще всего именно она труднее остальных. Многие стремятся отложить самую трудоемкую задачу на попозже. Но, по теории тайм-менеджмента, личная эффективность будет выше, если вначале дня делать сложное.

Известный тайм-менеджер Брайан Трейси называет это «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» здесь — самое неприятное и большое дело, которое постоянно откладывается до завтра, до вечера, до понедельника. Из-за этого человека постоянно беспокоит чувство вины, которое отравляет весь день. Но, если самое сложное сделать сразу с утра, более простые задачи будут выполнены быстрее и легче.

Еще один принцип тайм-менеджмента — закон Парето. Он звучит так: 20% наших действий приносит 80% результата, а оставшиеся 80% действий — только 20% результата. Получается, необходимо выделить 20% самых важных и нужных задач и сконцентрироваться только на их выполнении.

Другой инструмент, который поможет правильно расставить приоритеты, называется «Матрица Эйзенхауэра». Согласно этому принципу, все текущие дела разделяются на четыре категории:

  1. Срочные, важные или «Сектор пожара». Относятся к первоочередным задачам. Их нужно выполнять обязательно и лично. Если отложить такое дело «на потом» могут возникнуть неприятности. Примеры: урегулирование экстренных ситуаций, главные дела.
  2. Важные, не срочные — наиболее эффективная категория, позволяющая спокойно планировать и выполнять задачи. Нельзя допускать перерастание таких дел в разряд «срочные».
  3. Срочные, не важные отнимают много времени и сил. Необязательно выполнять их самому. Если это возможно, перепоручите ее кому-то еще. К этой категории матрицы относится проверка электронной почты, телефонные разговоры.
  4. Неважные, несрочные —  «пожиратели времени», которые следует удалить из дневного плана.

Правило 6. Фокусирование на основных целях

Время — самое ценное, что есть у человека. Его нельзя вернуть или восполнить. Поэтому тратить его нужно с умом. В этом поможет еще один инструмент тайм-менеджмента — делегирование. Если есть возможность поручить выполнение какого-то дела другому человеку, лучше так и поступить. Делегировать можно не только подчиненному. Поручите выполнить задачи тем, кто на этом специализируется. Например, не обязательно тратить целый день на то, чтобы починить кран в ванной. Вызовите сантехника.

Правило позволяет освободить много времени для решения других задач или на полноценный отдых.

Правило 7. Учитесь говорить «нет»

Не стесняйтесь  отказывать тем, кто впустую тратит ваше время. Говорите «нет» соседке, решившей посплетничать, или коллеге, которая просит выполнить не вашу работу.

Отказывайте и бесполезным делам — серфингу в интернете, постоянному чаепитию, бесконечной проверке почты. Каждый такой отвлекающий момент может привести к тому, что свою главную цель вы достигнете много позже.

Правило 8. Ведите ежедневник

Ежедневник — традиционный инструмент планирования. Записи можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Специалисты рекомендуют использовать первый вариант. Так лучше запоминается список задач, поэтому не придется терять время, постоянно сверяясь с ежедневником. Если выбор пал на электронный способ, подойдет любая программа, позволяющая сохранять и изменять написанное. В ежедневник записывайте следующее:

  • цели краткосрочные и долгосрочные;
  • задачи и список дел на каждый день;
  • заметки личного характера;
  • пометки о достижении поставленных ранее целей;
  • итоги прошедшего периода (день, месяц, год) — сколько задач выполнено, сколько времени было затрачено, а также поставьте оценку личной эффективности. Это одна из важнейших частей тайм-менеджмента. Без подведения итогов и анализа все остальное бессмысленно.

Правило 9. Прививайте полезные привычки

Регулярное выполнение небольших ежедневных задач поможет в достижении поставленных целей. Доказано, чтобы привить одну привычку, достаточно контролировать ее выполнение 21 день. Но лучше месяц.

Не беритесь за прививание всех привычек сразу. Одной в месяц достаточно. Примеры полезных привычек:

  1. каждый день вставать в 6 утра;
  2. делать зарядку;
  3. никогда не опаздывать;
  4. класть вещи на место сразу после использования и т.д.

Правило 10. Работайте над ошибками

Мы разные, поэтому единый для всех тайм-менеджмент создать невозможно. После того, как вы внедрили в свою жизнь управление временем, анализируйте результаты. Подстраивайте и перестраивайте принципы и правила тайм-контроля под себя. Создайте собственный способ контроля своего времени, который подойдет именно вам.

Если вы заметили, что увлеклись выполнением какой-то отдельной задачи, потеряв из виду главное, скорректируйте свои действия и вернитесь на правильный путь.

Правило 11. Планируйте отдых

Человек, который не отдыхает, не может быть эффективным. Поэтому планировать свой отдых необходимо наравне с остальными делами. Не пренебрегайте сном, выходными, хобби, общением с родными и друзьями.

Правило 12. Организуйте рабочее место

От места, в котором вы работаете напрямую зависит ваша трудоспособность. Если вокруг много раздражающих и отвлекающих мелочей, производительность падает. Особенно это важно, если вы работаете дома, где вас постоянно отвлекают домочадцы.  Правильно организуйте свое рабочее место и ваша эффективность вырастет в разы.

Правило 13. Выполняйте по одному делу

Если браться за выполнение сразу нескольких задач, ни одно из них не будет сделано как следует. Поэтому сначала завершите одно дело, а потом приступайте к другому.

Правило 14. Соблюдайте чистоту на рабочем месте

Подсчитано, треть своего времени человек тратит на поиски нужных документов или вещей. Поэтому на рабочем месте всегда должен быть полный порядок. Когда вокруг чистота, и голова работает намного лучше.

Правило 15. Используйте самое активное время

Одни люди работают и лучше усваивают информацию утром, другие — вечером. Понаблюдайте за собой, когда у вас самый пик активности. Используйте эти часы по максимуму. Постарайтесь сделать как можно больше, планируйте на это время суток самые важные дела. А период снижения активности можно использовать на отдых или на менее значимые действия.

Правило 16. Запишите ваши мысли

Бывает в голове крутиться какая-то мысль, которая отвлекает и не дает сосредоточиться на выполнении поставленной задачи. Чтобы избавиться от посторонних дум или новых идей запишите их на бумаге. Они тут же перестанут вас отвлекать. Впоследствии эти записи могут пригодиться.

Лучшие тренинги и книги

Умение управлять собственным временем — неоценимый навык для каждого человека. Существует огромное количество тренингов и книжных изданий, которые научат тайм-менеджменту в короткие сроки. Самые популярные и эффективные писатели по этой теме:

  1. Брайан Трейси — всемирно известный тайм-менеджер, писатель, оратор. Автор более 40 книг.
  2. Глеб Архангельский — главный специалист и консультант пишет о том, как управлять временем. Работает с крупными компаниями России — «Вимм Билль Данн», РАО ЕЭС. Автор бестселлеров «Тайм-Драйв», «Организация времени».
  3. Евгений Попов создает видео уроки, посвященные эффективному тайм-менеджменту. Создал курс «Хозяин времени», проводит тренинг. Имеет успешный интернет-бизнес.
  4. Татьяна Пак — практикующий бизнес-тренер.

Заключение

В теории тайм-менеджмент прост, но далеко не у всех получается внедрить его в собственную жизнь. Большинство книг по управлению временем написаны настолько сухо и сложно, что многие не представляют, как применить эти знания на практике. Но чаще всего причина затруднений при использовании тайм-менеджмента кроется в психологии самого человека:

  1. слишком сложно изменить свои привычки, полностью перестроить жизнь, выйти из зоны комфорта.
  2. недостаточно самодисциплины, развитие которой также требует много времени и сил;
  3. рекомендации по тайм-менеджменту носят общий характер, поэтому основываясь на них, необходимо создать собственный способ контроля своего времени;
  4. слишком высокий соблазн сделать поблажку, поэтому нужен кто-то, кто будет контролировать выполнение поставленных задач.

Лучше всего тайм-менеджмент работает в коллективе, где есть руководитель. Но и самостоятельно добиться хороших результатов абсолютно реально. Управление личным временем требует много усилий и работы над собой. Но, если все-таки не лениться, этот труд окупиться с лихвой.

Оставить комментарий